GOVERNMENT OF MIZORAM

DIRECTORATE OF FOOD CIVIL SUPPLIES AND CONSUMER AFFAIRS

TREASURY SQUARE, MIZORAM, AIZAWL-796001

 

O F F I C E   O R D E R

 

      Dated  Aizawl, the 1th March, 2021.

 

No. F.13016/1/2019-DTE(FCS&CA):     For the smooth functioning and facilitation  of disposal of cases, the following Committees under Directorate of Food, Civil Supplies & Consumer Affairs are hereby constituted with immediate effect and until further order. This Office Order superseded all previous orders on the same and related subjects.

 

  1. Committee on Minor Works/Repairing :

 

            Chairman                   :           Director

            Member Secretary    :           Jt. Director (Admn.)

            Members                    :           1) Addl. Director

                                                            2) Joint Director (S)

                                                            3) All Dy. Directors

                                                            4) Concerned Assistant Director/Superintendent

                                                            5) Concerned Dealing Assistant

 

            Terms of reference :

 

  1. Renovation of Office building, godown and office quarter
  2. Minor repair of office building , quarter and godown
  3. Committee should be held twice a quarter.

 

2.         Committee on Procurement of Office furnitures / Equipments :

            

Chairman                   :           Director

            Member Secretary    :           Dy. Director (Admn.)

            Members                    :           1) Addl. Director

                                                            2) Jt. Director (Admn.)

                                                            3) Jt. Director (S)

                                                            4) All Dy. Directors

                                                            5) Superintendent (Esst)

                                                            6) Concerned Dealing Assistant.

            Terms of reference :

 

  1. Consideration of requirement of office furnitures/equipments in respect of 

DTE and all sub-ordinate offices 

  1. Committee should be held monthly.

 

  1. Committee on G.P.F :

 

            Chairman                   :           Jt. Director (Admn.)

            Member Secretary    :           Superintendent (Estt.)

            Members                    :           1) All Dy. Directors

                                                            2) OSWA Chairman

3) Concerned Dealing Assistant.

 

            Terms of reference :

 

  1. Consideration of application for withdrawal of GPF
  2. Committee should be held monthly 

 

4.         Committee on Vigilance / Disciplinary Cases :

            

Chairman                   :           Director

            Member Secretary    :           Deputy Director (Admn.)

            Members                    :           1)  Addl. Director

                                                            2) Joint Director (Admn)

3) Dy. Director(Accounts)

                                                            4) Concerned Deputy Ddirector

5) Concerned DCSO

6) Superintendent (Esst)

                                                            7) Accounts Officer (Compilation)

                                                            8) Concerned Dealing Assistant.

 

            Terms of reference :

 

  1. Review of all pending disciplinary cases
  2. Review on status of recoveries of liabilities
  3. Review on monthly compile statement of stock and cash account 
  4. Committee should be held quarterly.  

 

5.         Committee on Movement of Foodstuff and Bill Clearance:

 

            Chairman                   :           Director

            Member Secretary    :           Dy. Director (M&M)

            Members                    :           1) Addl. Director

                                                            2) Jt. Director (S)

                                                            3) Dy. Director (Accounts)

                                                            4) Deputy Director (G)

5) Superintendent (G) 

                                                            6) Asst. Director (S)

                                                            7) Accounts Officer (Audit)

                                                            8) IFCS, Directorate of FCS&CA

                                                            9) Concerned Dealing Assistant.

 

            Terms of reference :

 

  1. Review on carrying  bills (submissions & payments)
  2. Allocation/Distribution/Release of foodstuff including monsoon stocking and other contingent procurement.
  3. Review on movement of foodstuff
  4. Committee should be held twice a month.

 

6.         Committee on Office Maintenance & Beautification :

            

Chairman                   :           Jt. Director (Admn.)

            Member Secretary    :           Superintendent (Estt.)

            Members                    :           1) All Dy. Directors

                                                            2) Superintendent (G)

                                                            3) Asst. Director (S) & (M)

                                                            4) Senior most Accounts Officer

                                                            5) J.E

                                                            6) Chairman, OSWA

                                                            7) President, Driver Association, FCS&CA

                                                            8) President, Group D Association, FCS&CA

                                                            9) Lalzarzova, JAO

10) Lalhmuakkimi, Storekeeper

                                                            11) Laltleipuii,LDC

                                                            12) Lalzampuii, G/P

            Terms of reference :

 

  1. Beautification of Dte office buildings
  2. Maintenance and upkeep of Dte office building
  3. Observation of Special events/days in the office
  4. Electricity and water connection and consumption
  5. Committee should be held monthly.

 

7.         Committee on Posting and Transfer :

 

            Chairman                   :           Director

            Member Secretary    :           Deputy Director (Admn.)

            Members                    :           1) Addl. Director

                                                            2) Jt. Director (Admn) 

3) Jt. Director (S)

                                                            4) Superintendent (Esst)

                                                            5) Concerned Dealing Assistant.

 

            

 

 

Terms of reference :

 

  1. Consideration of application for Transfer & posting of Non-Gazetted Officers under FCS&CA
  2. Consideration of requirement of staff in the Directorate and sub-ordinate offices
  3. Committee should be held as and when necessary.

 

8.         Committee on Department Land and Building :

            

Chairman                   :           Jt. Director (S)

            Members Secretary  :           Dy. Director (M&M)

            Members                    :           1) Jt. Director (Admn.)

                                                            2) Concerned DCSO

                                                            3) Assistant Director (S)

                                                            4) Concerned Dealing Assistant.

 

Terms of reference :

 

  1. Keep record on Departmental lands & buildings
  2. Allotment of land and shifting of office buildings
  3. Accommodation of office buildings/quarter/godown
  4. Committee should be held monthly

 

9.         Committee on Quality Control :

 

            Chairman                   :           Addl. Director

            Members Secretary  :           Asst. Director (M&M)

            Members                    :           1) Jt. Director (S)

2) Deputy Director (M&M)

                                                            3) Superintendent (G) 

                                                            4) Accounts Officer (Procurement) 

                                                            5) IFCS, Directorate of FCS&CA

                                                            6) IFCS, GMG, Zuangtui I&II

                                                            7) Deputy Controller, Legal Metrology

                                                            8) Inspector, Legal Metrology

                                                            

            Terms of reference :

 

  1. Checking on qualities of essential commodities at the godown
  2. Checking on qualities at oil depots and at LPG Distribution Centres
  3. Market price control
  4. Checking on underweight cylinder, black marketing and hoarding of essential commodities
  5. Committee should be held monthly.    

 

10.       Working Committee on Revision of existing norms & procedures :

 

            Chairman                   :           Addl. Director

            Member Secretary    :           Superintendent (G)

            Members                    :           1) Jt. Director (Admn.)

                                                            2) Jt. Director (S)

                                                            3) All Dy. Directors

                                                            4) Superintendent (Esst)

                                                            5) Concerned Official.

 

            Terms of reference :

 

  1. Formulation and Amendment of Supply Manual
  2. Committee shall be held quarterly.

            

11.       Committee on Vehicles and other related issues:

            

Chairman                   :           Addl. Director

            Member Secretary    :           M.T.O.

            Members                    :           1) Jt. Director (Admn.)

2) Joint Director (S)

3) All Dy. Directors

                                                            4) Superintendent (Estt.)

                                                            5) Accounts Officer (Budget)

            Terms of reference :

 

  1. Maintenance and upkeep of Departmental vehicles
  2. Consideration of  purchase of new vehicles
  3. Disposal of old vehicles
  4. Outsourcing of vehicles & Drivers
  5. Annual Maintenance of vehicles
  6. Committee should be held monthly.

 

12.       Local Purchase Committee :

 

Chairman                   :           Addl. Director

            Member Secretary    :           Deputy Director (Admn)

            Members                    :           1) Jt. Director (Admn.)

2) Deputy Director (Accounts)

 

            Terms of reference :

 

  1. To consider purchase of office furnitures and equipments
  2. Committee should be held as and when necessary.

 

13.       Departmental  Committtee for Write off of losses etc :

            

Chairman                               :           Director

Technical Member               :           Addl. Director, FCS&CA

            Member Secretary                :           Concerned DCSO

            Member                                 :           Jt. Director (Admn.)

Representative of Finance  :           Deputy Director (Accounts)

 

 

Terms of reference :

 

  1. Consideration of write off of losses occurred in the godowns/transit losses etc
  2. To consider means of recovery of losses
  3. Committee should be held monthly.